Ajoutez une ressource à votre équipe:
outillez-vous de Konta pour saisir les factures
Konta est un outils complémentaire (add-on) qui s’installe au logiciel comptable déjà existant dans l’entreprise
Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour l’entreprise parce que Konta s’occupe du reste
Pour enfin avoir de la visibilité sur les comptes à payer en TEMPS RÉEL
1- Fiabilité de la saisie automatique
Konta reconnait automatiquement les données des factures, comme les dates, les montants, les numéros de facture, et s’appuie sur le logiciel déjà en place dans l’entreprise.
2- Factures numérisées et classées automatiquement
Le système importe les PDF est les attribue automatiquement dans les bons dossiers du système
comptable. Il apparie les codes fournisseurs et les codes de grand livre. La manipulation s’en voit
énormément diminuée et les erreurs humaines minimisées.
3- Traitement 24h / 24, 7 jours / 7
Traitement dans le nuage (cloud) en tout temps.
4- Approbation de la facture avant l’importation
Afin d’assurer un suivi de la qualité et de rester en contrôle des données, une approbation simple et
rapide doit être effectuée par une personne responsable. C’est la seule tâche manuelle et elle est ne
dure que quelques secondes.
5- Classement automatique pour faciliter la recherche
Konta renomme les fichiers et les classe automatiquement par fournisseur afin de faciliter la
recherche.
6- Simple à implanter, peu de maintenance à faire
Konta renomme les fichiers et les classe automatiquement par fournisseur afin de faciliter la
recherche.
KONTA, un processus simple ...
… avec une interface toute aussi simple!
La validation de la facture sur un seul écran
Accès direct au soutien technique et ce, à partir d’un portail privé
1 – soutien direct par téléphone
2 – soutien direct par courriel
➡️ Ou encore mieux, vous pouvez planifier votre rendez-vous avec le soutien technique et ce, selon votre horaire et vos disponibilités à l’aide d’un calendrier de réservation en ligne.
3- les manuels d’utilisateurs se retrouvent également dans le portail privé.
Installation s’effectuant dans le cloud facilitanant grandement l’accessibilité et les fonctionnalités du logiciel
Pourquoi utiliser le logiciel Konta?
En temps réel —
Konta travaille 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cela vous permet d’avoir le traitement des factures en temps réel.
Vous serez outillez afin de prendre des décisions éclairées notamment pour faire des prévisions de trésorerie (cash flow).
Gain important en temps de traitement —
Konta est plus fiable qu’un humain pour la saisie automatique des factures; il a été programmé pour cela. Le travail qu’accomplit le logiciel assure une meilleure gestion et économie de temps pour l’équipe aux comptes payables.
Une équipe heureuse et souriante —
L’utilisation de Konta au quotidien pour l’équipe aux comptes payables a un réel impact sur les relations de travail. En effet, les employés peuvent se concentrer sur des tâches qui ont un plus grand impact dans l’entreprise en plus de permettre de contribuer davantage au succès de l’entreprise.
Tout se fait à la même place —
Les factures des fournisseurs sont centralisées à une seule et unique adresse courriel qui vous est fournie. Fini l’éparpillement des factures à différentes adresses courriels.
Sans grande surprise, un ordinateur est plus rapide et plus précis que l’humain pour saisir des factures.
Konta peut travailler à toute heure du jour et de la nuit, sans repos et sans vacances, ce qui lui permet d’être toujours à jour dans sa saisie de données.
Toutefois, et bien heureusement, l’humain sera toujours meilleur pour:
- entretenir des relations avec ses fournisseurs,
- contrôler les dépenses,
- suggérer des pistes d’amélioration pour être plus rentable
- et plus compétitif
Pour enfin bénéficier de LA solution qui rendra l'entreprise plus EFFICACE, qui permettra de PRENDRE DES DÉCISIONS plus éclairées et plus stratégiques grâce à l'obtention de chiffres en temps réel. Comment?
Réserver une rencontre exploratoire d'une trentaine de minutes
Dans cette rencontre, en plus de la présentation du logiciel Konta, une analyse sommaire sera effectuée afin de voir si cette solution pourrait être fonctionnelle selon votre type d’entreprise.
Planifier une démonstration
Le moment est venu de voir concrètement la magie de Konta opéré et cela, avec vos propres factures.
Envoyer une facture pour chacun de vos 10 plus gros fournisseurs
Afin de vérifier si Konta pourrait traiter avec efficacité les factures de vos fournisseurs, il vous est demandé d’envoyer des factures pour tester le logiciel.
Remplir un formulaire pour partager certaines informations supplémentaires
Un formulaire vous sera envoyé et vous devrez répondre aux questions qui n’auront pas été discutées lors de l’appel exploratoire ainsi que certaines technicalités à vérifier. Cela sert à préfigurer la solution.
Implanter Konta chez vous, avec notre équipe
L’application est lancée et son fonctionnement est observé afin de s’assurer que tout est opérationnel.
Évaluer et faire le suivi post-implantation
Après quelques jours d’essais, un suivi de post-implantation sera effectué afin de voir s’il y a des problèmes particuliers. Si tel est le cas, le tout sera vérifié et corrigé.
QUESTIONS & RÉPONSES
Est-ce que Konta vient remplacer le système comptable déjà en place?
Non. Konta est un complément et s’intègre à votre système comptable en place.
Quel est le temps de traitement d'une facture?
Puisque Konta s’occupe de lire les courriels et de trouver les informations relatives aux factures, le temps de traitement par la personne responsable de l’approbation n’est que de quelques secondes.
Comment sont classées les factures?
Après l’approbation de la facture, la facture est automatiquement classifiée dans le dossier du fournisseur (par code fournisseur ou par nom). De plus, le nom du fichier de la facture est également renommé en fonction des champs choisis (ex: le numéro de facture, la date, etc.) et dans l’ordre voulu.
À combien s'élève l'investissement nécessaire pour l'utilisation de Konta?
En plus du frais d’implantation, le tarif est fixé en fonction du volume de factures à traiter et la complexité des besoins. Ce tarif sera le même mensuellement.
Réservez une rencontre exploratoire pour plus de précision à ce sujet.
Est-ce que le temps de l'implantation en entreprise est long?
Non, le processus est très rapide soit quelques heures tout au plus.
Qu'arrive-t-il si plusieurs factures se trouvent dans un seul PDF?
En cliquant sur un bouton, Konta sépare lesdites factures et les traite automatiquement et séparément. Il peut également les classer et les renommer automatiquement.
À l'inverse, j'ai besoin d'ajouter un document sur la facture, tels une feuille de temps ou un bon de commande. C'est possible?
Bien sûr, à l’aide d’un clic de souris, il est possible d’ajouter un fichier PDF ou une image à la facture. Le nouveau document sera fusionné à la facture actuelle. Comme ça, tout est au même endroit!
Je suis dans le domaine de la construction. Il arrive que je reçoive des factures avec des retenues. Comment Konta traite ces cas?
Prenons comme exemple une facture de 1000$ avant taxes, avec une retenue de 10%.
Konta saisira la facture au montant de 1000$ avant taxes, puis calculera automatiquement la TPS et la TVQ sur le montant de 1000$.