Automatiser ses processus et ses rapports, une solution gagnante pour mieux gérer son entreprise.

Par Philippe Garon, CPA, CMA

100 km/h, c’est la limite de vitesse sur l’autoroute.

Tu roules, tu regardes l’indicateur de vitesse, tu sais que tu dois atteindre 100 km/h et tu prends une décision:

Si tu es en dessous de la limite, tu accélères. Au-dessus, tu ralentis.

Facile, non? Parce que tu sais à quelle vitesse tu dois aller, et tu sais à quelle vitesse tu vas. Tu n’as pas la vitesse de ton auto sur l’autoroute d’il y a 3 semaines!

En entreprise, tu as les outils, tu as l’objectif, mais ce n’est pas facile d’avoir le bon chiffre à temps pour prendre la bonne décision. Et les données sont mêlées, erronées, non-pertinentes… Tu prends des décisions en fonction de ça. Et tu vois l’impact plus tard que ce que tu devrais.

Ça prend de l’instinct pour gérer son entreprise, mais ça aide d’avoir les bons chiffres en temps réel.

Mais on n’a pas de chiffres !

Combien de fois ai-je entendu cette phrase ! (à tort ou à raison)

La plupart du temps, le système comptable permet d’obtenir les chiffres requis. Ils sont conçus pour effectuer des transactions, mais l’extraction des données pour l’analyse et les rapports peut être difficiles pour plusieurs raisons. Je les regroupe en deux catégories:

  1. Les processus sont inefficaces, inadéquats ou absents en amont
  2. Les rapports ne sont pas pertinents ou ne sont pas générés au bon moment

Les processus en amont

Je regroupe dans cette catégorie tous les processus comptables de base dans la gestion quotidienne d’une entreprise. Par exemple:

  1. La facturation des clients
  2. L’encaissement des comptes clients
  3. La saisie des factures payables
  4. La conciliation bancaire
  5. La saisie des heures travaillées (s’il y a lieu)
  6. L’entrée des matières premières sur les bons de travail (s’il y lieu)

L’objectif de ces processus est d’obtenir des données fiables, contrôlées et le plus en temps réel possible. Ces données sont la base de tous les indicateurs et rapports de gestion de l’entreprise. Maitriser ces processus instaure de la rigueur dans l’entreprise, améliore la gestion de l’entreprise et augmente la rentabilité.

Ces processus ont la caractéristique principale d’être au cœur des activités courantes de l’entreprise et que chaque jour amène son lot de transaction. Ce sont des transactions récurrentes et similaires d’une à l’autre. Procrastiner sur l’entrée de ces données amène ultimement plus de travail à faire.

Comme ces transactions sont récurrentes, l’automatisation de ces tâches devient essentielle. L’automatisation peut comprendre la saisie des informations et le contrôle. Dans ce type d’automatisation, le personnel traite une partie des transactions (les exceptions) plutôt que la totalité.

Les rapports

La pertinence

Des rapports, on peut en faire à l’infini si on veut. Si je reprends l’exemple de la vitesse sur l’autoroute, on peut bien générer un rapport sur les dépenses en essence de la dernière année, ce n’est pas du tout pertinent avec mon objectif de rouler à 100 km/h maintenant.

Pour être efficace, il faut se poser quelques questions, notamment:

  1. Quel est l’objectif du rapport ?
  2. Est-il en lien avec ma stratégie d’entreprise ?
  3. À qui s’adresse-t-il ?
  4. Quelle décision dois-je prendre avec ce rapport ?
  5. À quelle fréquence doit-il être généré ?
  6. Sous quel format les données doivent-elles être présentées (liste, indicateur, données seulement… ?)

Comme on améliore ce que l’on mesure, il ne faut pas sous-estimer cette étape car on veut que le résultat de ces rapports entraine les bonnes actions et les bons comportements dans l’entreprise.

Générer les rapports au bon moment

La fréquence des rapports va dépendre des besoins. Par exemple, on pourrait générer un rapport:

  1. En temps réel pour les données de production
  2. À la fermeture des bons de travail pour établir les coûts de production
  3. Au quotidien pour évaluer le compte en banque, les comptes à recevoir et les comptes payables
  4. À la semaine pour évaluer les objectifs à moyen et long terme
  5. Au mois pour finaliser ses états financiers

Encore une fois, plus la fréquence est rapide, plus l’automatisation devient essentielle.

Résultat: une entreprise en contrôle

Meilleurs processus, rigueur, tâches et contrôles automatisés, rapports et indicateurs à temps… Avec les bons outils technologiques et le bon accompagnement, c’est possible.

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