Automatiser la comptabilité grâce à la technologie OCR

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17 mai 2020

Par Philippe Garon, CPA, CMA

Est-il possible de ne plus saisir manuellement de factures dans son système comptable? Avec les technologies actuelles, on s’en rapproche, notamment grâce à la technologie OCR.

Qu’est-ce que l’OCR?

La technologie OCR (Optical Character Recognition) est le procédé qui permet d’extraire le texte d’un PDF ou d’une image. Concrètement, le logiciel OCR reconnait les caractères d’écriture dans une image ou d’un document et parvient à les convertir en texte. Il peut s’agir, par exemple, de bons de commande, de factures, de contrats, etc. En quelques secondes (et moins), un texte peut être entièrement extrait.

Comment traiter l’information?

Une fois le texte obtenu par l’extraction, il faut le traiter. Nous avons rarement besoin de tout le texte extrait, donc il faut être en mesure de cibler ce qui nous intéresse. On peut penser par exemple à une date de facture, un montant, une quantité, une description ou une adresse. On pourrait aussi rechercher dans le document si certains mots clés sont présents ou non.

Et maintenant, que faire de ces informations?

Il faut les envoyer dans un document. Il peut s’agir d’un document (Excel), une base de données, un courriel… les possibilités diffèrent en fonction des besoins. Dans le cas d’une facture, on pourrait exporter l’information traitée dans un logiciel comptable.

Gagnez en efficacité!

Tout dépendamment des processus en place, une solutions adaptée peut vous faire économiser temps et argent. Aucun humain ne peut être aussi rapide que l’ordinateur pour ces tâches répétitives.

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VA Solutions CPA inc. est un cabinet comptable qui a pour objectif d’éliminer les activités sans valeur ajoutée des organisations par l’automatisation, la conception et l’implantation de systèmes d’information comptables et opérationnels.