On le sait, la gestion d’une entreprise comporte son lot de tâches quotidiennes et de décisions à prendre. Le temps est une ressource précieuse, et la pénurie de main d’œuvre entraine son lot de défis. Le virage technologique est important, et l’écart se creuse entre les entreprises qui prennent ce virage et celles qui ne le font pas. C’est ici qu’automatiser la gestion et la comptabilité de son entreprise prend tout son sens.
Automatiser la comptabilité – Quoi automatiser?
On peut dénoter 4 grandes catégories de tâches qui peuvent être automatisées, soient :
1- La saisie de données
Les entreprises possèdent toutes un logiciel comptable qui fait très bien son travail pour effectuer des transactions comptables. Cependant, il arrive que la saisie des informations doive se faire manuellement, notamment l’entrée des factures payables, la facturation, les écritures de journal, etc. L’importation de données, ou l’automatisation de la saisie de données, vient alléger le travail.
2- Les contrôles financiers
On a l’habitude de concentrer les contrôles financiers en fin de mois (souvent même après la fin de mois). En incorporant de l’automatisation dans le processus, on peut effectuer des validations quotidiennement par exemple, ce qui fait en sorte de déceler plus rapidement des erreurs ou des anomalies. Et c’est beaucoup plus facile retracer des erreurs qui viennent de se produire que celles qui ont eu lieu un mois auparavant. Des exemples :
- Les comptes de bilan tels que les frais payés d’avance, l’inventaire, les comptes de banque, les payables et recevables, les DAS à payer, les TPS/TVQ à payer.
- Ou encore, côté gestion, on peut parler de la rentabilité des produits fabriqués ou des services rendus, des travaux en cours, du coût des matières premières, des suivis de projets en cours, et bien d’autre!
3- Le reporting
Avec des données contrôlées, on peut préparer les rapports nécessaires à la gestion de l’entreprise. Pour les rapports simples avec une source de données, comme sortir un rapport de ventes, on peut tout simplement planifier la génération du rapport. Mais si on a plusieurs sources de données, et des rapports plus complexes (un comparatif entre du réel et du budget avec calculs d’écarts, combiner des données financières avec des données manufacturières), on peut certainement automatiser la manipulation desdites données.
4- Les prévisions
L’automatisation permet également de concevoir des algorithmes qui peuvent prédire et prévoir à partir des données actuelles et passées. On peut penser notamment à planifier sa gestion des flux monétaires (cashflow) en lien avec le bilan du jour et le comportement usuel de paiement du client et de nos fournisseurs.
Comment s’y prendre
Pour automatiser, il faut d’abord avoir un processus bien établi. C’est la clé!
Pour se faire, il faut :
- connaître ses sources de données : trouver la meilleure source de la donnée et s’assurer de sa validité et de sa fiabilité;
- formatter ses données sous un format de table : chacune des lignes est un enregistrement et chacune des colonnes comporte une seule donnée;
- faire des liens entre les données;
- traiter les données : automatiser chacune des étapes requises dans la production ou l’analyse
- obtenir un résultat .
Quand commencer?
L’automatisation, c’est comme l’investissement : il faut commencer tôt pour obtenir un rendement et bénéficier de l’effet cumulé!
Oui, certaines tâches prennent plus de temps au début, mais chaque tâche automatisée (qui vaut la peine d’être faite évidemment!) est du temps supplémentaire gagné.
Pour approfondir le sujet: Êtes-vous prêts pour la transformation numérique dans la comptabilité? (vasolutionscpa.com)
