L’amélioration continue de la comptabilité devient puissante quand les extrants ont été précisés (on sait ce que l’on veut) et que l’on connait les intrants (l’information requise pour effectuer le travail). Il reste alors à optimiser le processus et l’automatiser pour gagner en efficacité.
Dans le milieu manufacturier, les processus de production sont généralement bien définis, répétitifs, réglés au quart de tour.
On cherche des solutions pour sauver des coûts, réduire les pertes de matériel et de temps, pour gagner en productivité. Dans les meilleures entreprises, l’amélioration continue est au cœur des préoccupations.
L’amélioration continue est un état d’esprit
On peut appliquer le désir d’amélioration dans toutes les sphères de l’entreprise : ventes, marketing, production et la comptabilité bien entendu.
En usine, pour générer un produit intermédiaire ou un produit fini, on va générer une nomenclature du produit (Bill of Material ou BOM) et le processus requis (ou routing).
En comptabilité, c’est le même chose qu’en usine: on utilise de l’information financière ou non-financière (intrants), on effectue des tâches (processus) pour générer un rapport, un chèque et un calcul (extrants).
Un exemple d’application de la méthode Toyota en comptabilité
La méthode Toyota propose 14 principes pour devenir un manufacturier Lean, donc performante.
L’un de ces principes est le lissage de la production. L’objectif du lissage est d’arriver à avoir un flux constant de production et éviter, soit le surmenage ou le ralentissement des équipements et des employés. La question sous-jacente est donc de se demander comment organiser la production ou l’ordonnancement pour arriver à ce flux continu.
Un parallèle à faire avec le processus de fin de mois
Par expérience, le processus de fin de mois commence le 1er jour du mois (voire même quelques jours plus tard) pour se terminer 2 semaines plus tard (si ce n’est pas 3 ou 4!).
Durant cette période, soit l’équipe est débordée pour rencontrer les délais (et fait du temps supplémentaire pour y arriver), soit les délais s’allongent.
Or, en listant toutes les tâches requises, et en se demandant quels sont les intrants de chacune des tâches, on peut conclure que plusieurs tâches de fin de mois peuvent être complétées (ou presque) avant même la fin de mois telles que:
- la conciliation bancaire,
- balancer les salaires et effectuer les remises de DAS,
- balancer les auxiliaires des comptes à recevoir et des comptes à payer,
- analyser les frais payés d’avance,
- etc.
On peut également séquencer les tâches par personne, et ainsi, évaluer le flux de travail de chacune et fixer des objectifs intermédiaires (et les suivre) par la suite.
Automatiser la comptabilité pour éliminer les goulots d’étranglements
Un exercice comme celui proposé ci-dessus permet d’identifier les goulots d’étranglement du processus et de trouver une solution :
- est-ce un problème de personnel?
- d’outils?
- de temps?
C’est à ce moment que l’automatisation de la comptabilité devient puissante : les extrants ont été précisés (on sait ce que l’on veut) et on connait les intrants (l’information requise pour effectuer le travail). Il reste alors à optimiser le processus et l’automatiser pour gagner en efficacité.
Quand on sait que la comptabilité est remplie de processus parfois courts, parfois longs, mais souvent répétitifs (de façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle), les opportunités d’amélioration sont nombreuses.
Calcul rapide —» sauver 15 minutes par jour = 50 h de travail libéré par année!
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