Identifier les activités sans valeur ajoutée est crucial pour améliorer la productivité des organisations. En se basant sur les meilleures pratiques utilisées dans le processus de production (1), on peut identifier les activités sans valeur ajoutée dans la gestion des comptes payables.
En effet, en revoyant le processus complet des comptes payables, en identifiant les activités sans valeur ajoutée, en éliminant les tâches inutiles et en automatisant les tâches nécessaires, la gestion des comptes payables en sera grandement améliorée.
Mais quelles sont ces sources de gaspillage à améliorer?
Les voici :
1- Délais
Escomptes de prompt paiement perdues, attente d’approbation d’un gestionnaire, suspension des services par le fournisseur causée par les délais de paiement… ces délais entrainent des pertes de temps et d’argent et cause des ralentissements dans l’organisation.
2- Transport
L’imprimante et le scanneur se trouvent loin des espaces de bureaux. L’employé se déplace fréquemment pour obtenir les documents nécessaires à son travail.
3- Stocks
Les factures non-traitées s’empilent sur les bureaux, ou les factures reçues par courriel ne sont pas traitées rapidement. Des factures se perdent. L’impact sur la visibilité des indicateurs de performance ou de la gestion des flux de trésorerie peut s’avérer important.
4- Surproduction
Les factures sont traitées plusieurs fois par la comptabilité ou les gestionnaires car il existe plusieurs copies d’une même facture (électronique ou papier).
5. Mouvements
L’appariement du bon de commande, de la réception et de la facture exige de nombreuses étapes manuelles. La saisie des factures requiert plusieurs étapes dans le système comptable. La plupart de ces tâches peuvent être automatisées.
6- Opérations inefficaces
Le processus idéal n’est pas déterminé ou n’est pas suivi. Il y a plusieurs exceptions au processus ou le personnel n’a pas l’information pertinente à temps. Le personnel n’est pas formé adéquatement. Tout cela augmente le coût des processus comptables, et ceux-ci peuvent être améliorés.
7- Produits défectueux
Les factures ne sont pas saisies adéquatement et entrainent des corrections au grand livre, ou pire, des erreurs dans les paiements. Les contrôles ne sont pas faits au bon moment.
Heureusement, il y a des solutions à appliquer pour améliorer chacune des 7 sources de gaspillage.
Pour savoir comment et être accompagné dans ce processus, contactez notre équipe.
VA Solutions CPA inc. est un cabinet comptable qui a pour objectif d’éliminer les activités sans valeur ajoutée des organisations par l’automatisation, la conception et l’implantation de systèmes d’information comptables et opérationnels.
