Comme investisseur, préfériez-vous investir dans une entreprise où les processus sont manuels et où l’information financière est disponible tardivement?
La réponse est assurément NON. Voici donc 5 avantages incontournables pour automatiser vos processus de comptes payables.
Tâches récurrentes, paperasse et « pitonnage » riment rarement avec plaisir et valeur ajoutée dans une entreprise.
S’il y a un processus qui regroupent ces trois expressions, c’est bien le processus de saisie des factures payables dans son système comptable. On oublie parfois comment ce processus est intimement lié à la bonne gestion de son entreprise.
1. Éviter les mauvaises surprises (prévoir son cashflow)
Rentrer ses factures en temps réel dans son système comptable permet de mieux planifier ses sorties de fonds. Mais combien de fois doit-on payer une facture trop rapidement ou de façon imprévue parce qu’une facture n’était pas saisie ou « trainait » sur un bureau?
Souvent, on rentre une facture dans le système comptable une fois que celle-ci est approuvée. L’inconvénient de cette méthode est qu’on perd de la visibilité sur des factures problématiques.
Mieux vaut alors capter les factures dès leur réception dans l’entreprise, que ce soit par courriel ou par courrier postal, et gérer l’approbation dans un système par la suite.
2. Mieux gérer ses coûts pour une entreprise performante
Plus l’information financière de l’entreprise est accessible et contrôlée rapidement, plus il est possible de gérer ses coûts et de prendre les actions nécessaires en cas d’écart important.
Si on gère par projet, mieux vaut connaître ses coûts de projets le plus vite possible pour s’assurer d’être sur la bonne voie.
Si on gère des produits, mieux vaut savoir plus tôt que tard le coût de ses matières premières, surtout dans un contexte inflationniste tel qu’on le vit actuellement.
–» S’il faut s’ajuster, il est beaucoup plus avantageux de le faire maintenant que plus tard.
3. Arrêter de chercher ses factures
Les factures sont classées parfois par papier, parfois par courriel, parfois dans un dossier fournisseur, ou dans un système comptable.
Que ce soit pour la fin de mois, la fin d’année ou les vérifications externes, il est de loin préférable d’être en mesure de retrouver ses factures facilement…Toutes ses factures!
De plus, que ce soit par année, par fournisseur, ou autre, il y a dans tout bon système de classement une logique. Et qui dit logique, veut également dire que cela peut s’automatiser.
4. Réduire les risques liés à la pénurie de main d’œuvre
Au moment de la rédaction de cet article (mai 2022), il y avait 723 postes ouverts aux comptes payables au Québec (1).
Deux constats s’imposent : d’une part, il faut automatiser les tâches récurrentes pour que la responsable des comptes payables puisse avoir plus de temps afin de régler les factures problématiques et gérer les relations avec les fournisseurs.
D’autre part, l’entrée des factures dépend moins de la personne elle-même mais dépend plutôt des bons processus mis en place. Ainsi, lorsqu’un départ d’un employé aux comptes payables survient, une bonne partie du travail peut continuer à être fait.
(1) Recherche « comptes payables » sur workopolis.com, dans la province de Québec
5. Augmenter la valeur de l’entreprise par l’instauration de processus automatisés
Est-ce que seule l’automatisation des comptes payables augmentera la valeur de l’entreprise? Difficile à dire.
Toutefois, une entreprise qui met de l’effort ainsi que des ressources dans l’automatisation des processus et l’implantation des nouvelles technologies se tirent mieux d’affaire que celles que ne le font pas (2).
Dans ce cas, l’entreprise démontre qu’elle contrôle et maitrise ses processus, autant dans les opérations qu’en comptabilité.
–» Pensez-y : comme investisseur, préfériez-vous investir dans une entreprise où les processus sont manuels et où l’information financière est disponible tardivement?
(2) Les PME qui investissent en technologie se tirent beaucoup mieux d’affaire | LesAffaires.com
Pour ces raisons, VA Solutions CPA inc. a développé le logiciel Konta. Celui-ci prend en charge le processus des comptes payables du courriel jusqu’à la saisie des factures dans le système comptable. Autrement dit, les tâches manuelles sont éliminées.
Ce qu’il reste, c’est l’approbation de la facture et les corrections, le cas échéant. Konta s’occupe également de classer les factures selon les options choisies.
Tout savoir sur Konta: Konta – VA Solutions CPA inc.
VA Solutions CPA inc. est un cabinet comptable qui a pour objectif d’éliminer les activités sans valeur ajoutée des organisations par l’automatisation, la conception et l’implantation de systèmes d’information comptables et opérationnels.
